Come gestire i clienti senza WhatsApp ed Excel
Di Emaan Thind, fondatore di Elan. Aggiornato il .
Servono quattro regole, che valgono con o senza un gestionale: un posto solo per le schede, un giorno fisso per il check-in, un canale solo per i messaggi di lavoro e una lista scritta delle decisioni da prendere. WhatsApp ed Excel funzionano finché i clienti sono pochi. Il limite arriva quando le informazioni di un cliente stanno in tre posti diversi e per rispondergli devi ricostruire la sua settimana.
Le quattro regole
Un posto solo per le schede
Le schede di ogni cliente stanno in un posto solo, con lo stesso formato per tutti: una riga per esercizio, con serie, ripetizioni, intensità, recupero e regola per la settimana dopo. Le versioni vecchie si archiviano, non si rimandano in chat. Il modello Excel per personal trainer è costruito così.
Un giorno fisso per il check-in
Lo stesso giorno per tutti, con le stesse domande. Così leggi i check-in in blocco invece di riceverli alla spicciolata, e i numeri di una settimana si confrontano con quelli della precedente. Le 12 domande del check-in si compilano in meno di cinque minuti.
Un canale solo per il lavoro
I messaggi dei clienti non devono finire fra quelli di amici e familiari. Un numero di lavoro, o un’app con la chat dentro, ti permette di rispondere in orari decisi da te. Dillo ai clienti all’inizio: per esempio, rispondo entro un giorno lavorativo.
Una lista delle decisioni
Alla fine del giorno del check-in scrivi chi ha bisogno di una modifica: carichi da alzare, una seduta da spostare, un cliente fermo da due settimane. Ogni voce è una decisione da prendere, non un messaggio da rileggere. È la parte che si perde quando tutto sta in chat.
Quando WhatsApp ed Excel non bastano più
- Cerchi una scheda scorrendo la chat del cliente.
- Per sapere chi non ha mandato il check-in apri le chat una per una.
- I carichi stanno nel foglio, le sensazioni in chat e gli infortuni in un PDF.
- Rispondi ai clienti la sera, perché di giorno alleni.
Se ti riconosci in due di questi punti, il problema non è l’organizzazione personale: gli strumenti non sono fatti per seguire tanti clienti insieme.
Quanto costa spostare tutto in un gestionale
Più del canone pesa il trasloco. Chi segue 30 clienti con due schede attive ciascuno ha 60 schede da trasferire: a dieci minuti l’una sono 10 ore di lavoro. Per questo conviene scegliere un gestionale che importi i file che hai già (come funziona l’import da Excel, PDF o foto). Quanto al canone, fra i 14 gestionali con un canone in euro letti il 13 ottobre 2026 la mediana con 30 clienti è 47 € al mese; i listini completi sono nell’indice dei prezzi.
I dati dei clienti
Anamnesi, infortuni e condizioni di salute sono dati particolari secondo il GDPR (articolo 9). Tenerli sparsi fra chat, fogli e PDF rende più difficile proteggerli e cancellarli quando il rapporto finisce. Qualunque strumento usi, tieni le informazioni di salute in un posto solo, con il consenso esplicito del cliente. Questa pagina non è un parere legale.
Altre domande
Quanti clienti si possono seguire con WhatsApp ed Excel?
Non c’è un numero valido per tutti. Il segnale è il tempo: se passi più tempo a cercare informazioni che a decidere cosa fare, gli strumenti sono già troppo stretti.
WhatsApp Business risolve il problema?
Separa il lavoro dalla vita privata, ed è già un passo. Schede, carichi e check-in però restano fuori dalla chat, e il problema dei tre posti diversi rimane.
Google Fogli è meglio di Excel per i clienti?
Per condividere sì: il cliente apre il foglio con un link e scrive lui i carichi. Per sapere cosa hanno fatto tutti i clienti, però, devi aprire i fogli uno a uno.